Contabilidad electrónica
La Contabilidad electrónica se
refiere a llevar los libros, documentos y registros contables a través de
medios electrónicos; al igual que su preparación, envío y supervisión por parte
de las autoridades competentes. Hoy en día, las empresas buscan candidatos a la
dirección de sistemas (CIO, por sus siglas en inglés) que tengan conocimientos
en contabilidad y finanzas.
En el caso de México, se ha
adoptado ese término para referirse a la obligación que tienen los
contribuyentes de enviar mensualmente por medios electrónicos parte de su
información financiera al Servicio de Administración Tributaria (SAT), la
autoridad fiscal. A partir del ejercicio 2016, esta obligación abarca a todas
las personas morales y personas físicas que por ley están obligadas a llevar
contabilidad, con mínimas excepciones.
Antecedentes
El pago de impuestos ha
experimentado una evolución enmarcada en el concepto de gobierno-electrónico,
definiendo éste como la utilización que hace la administración pública "de
las tecnologías de la información para intercambiar información con los
ciudadanos, industrias y otras ramas del gobierno". Su meta: "mejorar
la eficiencia interna y promover la pronta entrega de servicios públicos".
En México, la dependencia
encargada de la recaudación, el Servicio de Administración Tributaria (SAT), ha
digitalizado y puesto en línea muchos de los trámites que deben realizar los
contribuyentes para el cumplimiento de sus obligaciones: la emisión de
comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI), también conocidas como
facturas electrónicas, y la contabilidad electrónica, son ejemplo de ello.
El uso de tecnologías ha
redundado también en el combate a la evasión y en consecuencia, a contribuir en
la recaudación: en 2015, el SAT alcanzó la cifra récord por este concepto de 2
billones 369,000 millones de pesos.
DEFINICIÓN
La contabilidad electrónica se
refiere a la posibilidad de llevar los libros, documentos y registros contables
a través de medios electrónicos, considerando también la preparación, envío y
supervisión que llevan a cabo las autoridades competentes. Este método no sólo
ha pretendido dar respuesta a las empresas, interesadas en la automatización de
sus procesos contables, sino que paulatinamente se ha convertido en una
obligación tributaria para los causantes.
LA BALANZA DE COMPROBACIÓN
El catálogo de cuentas y su
código agrupador (este último tiene el propósito de que la autoridad pueda
interpretar adecuadamente la información remitida)
Sin embargo, si la autoridad lo
requiere, ya sea porque ejerce sus facultades de comprobación directamente, o
porque el contribuyente solicita una devolución o realiza una compensación,
información adicional proveniente de pólizas contables y auxiliares debe ser
generada y presentada también de forma electrónica.
PERÍODO DE PRESENTACIÓN
En México, la contabilidad
electrónica se presenta mensualmente a través de la página en Internet de la
autoridad tributaria (el SAT). Por lo general, la información no se envía
inmediatamente en cuanto termina el período que se reporta, sino que se deja
pasar un mes completo y entonces se entera los primeros días hábiles del mes
que le sigue (3 en el caso de las personas morales, y las físicas). Por ejemplo, si una sociedad
anónima presenta su contabilidad electrónica del mes de enero de 2016, deberá
enviarla a más tardar el día 3 de marzo del mismo año.
La balanza de comprobación se
presenta mes con mes, pero el catálogo de cuentas (y su código agrupador) se
envía solamente la primera vez, en tanto no se alteren las cuentas de mayor o
subcuentas que lo conforman, en cuyo caso, deberá enviarse actualizado, en la
fecha que deba presentarse la balanza de comprobación.
CONTRIBUYENTES OBLIGADOS
PERSONAS MORALES
En México, a partir de 2016 todas
las personas morales estarán obligadas a presentar su información de manera
electrónica, con excepción de aquellas que de acuerdo a la ley, no están
obligadas a llevar contabilidad, como asociaciones de trabajadores, aquellas
autorizados para recibir donativos deducibles (cuyos ingresos no superen los
dos millones de pesos), y las religiosas (Artículo 86, Ley del Impuesto Sobre
la Renta).
Algunas empresas han promovido
amparos al envío de la contabilidad electrónica, esto debido a que su
información puede estar expuesta a que terceros la accedan y la información
pueda ser usada por competidores.
PERSONAS FÍSICAS
En el caso de las personas
físicas en México, a partir de 2016, aquellas que se dediquen a actividades
empresariales, profesionales o al arrendamiento de bienes inmuebles, están
obligadas a enviar su información de manera electrónica y se exceptúan aquellas
a quienes la ley no obliga a llevar contabilidad u otorga algunas facilidades:
de las antes mencionadas, si perciben ingresos anuales acumulados de hasta 2
millones de pesos, o las asalariadas (Artículo 110 y 118, Ley del Impuesto
Sobre la Renta), siempre y cuando hayan optado por usar el sistema "Mis
Cuentas" y hayan enviado el aviso correspondiente antes del 30 de Abril de
2016.
Algunas otras fuentes de ingreso
que se consideran exentas son: el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), la
enajenación o adquisición de bienes, intereses, premios y dividendos, y en
general, las que se consideran esporádicas.
FIRMA ELECTRÓNICA
La preocupación por la legalidad
en el envío de documentos e información por estos medios se suma a las
principales preocupaciones que manifiestan las organizaciones en torno a las
tecnologías de la información en la actualidad: la seguridad y la privacidad.
Para asegurar la validez legal en la transferencia de información y documentos
a un tercero, "deben ser enviados con una firma electrónica".
Como elemento toral en el uso de
la gama de servicios fiscales que la autoridad fiscal en México (SAT) pone a
disposición del contribuyente, éste debe obtener la FIEL (firma electrónica
avanzada). Se trata de "la implementación de una firma digital basada en
el estándar PKI". No obstante, éste método no se considera totalmente
seguro, pues al autenticarse, las llaves privadas y contraseñas tienen que
viajar por Internet.4
Recientemente en México, la Ley
de Firma Electrónica Avanzada creo la en firma, misma que tiene validez de
firma autógrafa y sustituye a la anterior FIEL. De acuerdo al SAT esta firma
electrónica consiste en un archivo digital que garantiza la identidad del
contribuyente al realizar trámites por Internet ante la autoridad fiscal e
incluso en otras dependencias del Gobierno.
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